5 Grundelemente , die Du berücksichtigen musst wenn Du auf deiner Webseite ein Kontaktformular installiert hast.
Eine Kontaktaufnahme über ein Kontaktformular ist meistens die einfachste Art und Weise mit deinen Kunden zu kommunizieren. Der Besucher kann so einfach und unkompliziert seine Anliegen formulieren und die Zeiten in denen man Emailadresse kopieren und in Emailprogramm einsetzen musst sind einfach passe.
Die liebe Datenschutzgrundverordnung hat uns etwas Arbeit ( Sarkasmus hier) hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Daten aufgebürdet und auch Du solltest prüfen ob die Kontaktaufnahme durch deine Webseite DSGVO-konform ist.
1. DATENSPARSAMKEIT
Eins der wichtigsten Prinzipien des neunen Datenschutzgesetzes ist Datensparsamkeit. Jeder sollte von seinen Besuchern nur die Daten erheben und verarbeiten, die man unbedingt für diesen Zweck braucht. Im Fall deines Kontaktformulars ist es sehr einfach, die Emailadresse und Nachricht sind notwendig, manchmal auch eine Telefonnummer , jegliche weitere Fragen/Angaben dürfen KEINE Pflichtfelder in deinem Formular darstellen. Manche Webseiten Betreiber fragen gerne nach Geburtsdatum oder Vorname, diese Praxis ist zu überdenken!
2. KOPPELUNGSVERBOT
Kennst Du das auch, man hat irgendwann mal eine Email an ein Unternehmen geschickt und Schwupps bekommt man danach Newsletter ohne sich extra dafür angemeldet zu haben. Ich kann verstehen, dass die Verführung neue Nutzer (die an meinem Unternehmen /Produkte/Thema interessiert sind ) zu deiner Emailliste hinzuzufügen groß ist, du solltest dich jedoch sofort und für immer von dieser Praxis verabschieden. Sinn und Zweck des Kontaktformulars ist es, das der Besucher von sich aus Kontakt zum Seitenbetreiber aufnimmt jedoch erfordert eine Newsletter-Anmeldung eine ausdrückliche Einwilligung.
3. ZWECKBINDUNG
Ein weiterer Datenschutz-Grundsatz besagt, dass die personenbezogenen Daten NUR zum angegebenen Zweck verarbeitet werden dürfen. In Falle des Kontaktformulars bedeutet die Interpretation diesen Grundsatz folgendes: Nachdem das Anliegen (Sinn der Kontaktaufnahme) beendet ist, muss man die Daten des Nutzers löschen und auf keinen Fall für etwas anderes verwenden.
4. VERSCHLÜSSELUNG
Anforderung zur Verschlüsselung der Daten und somit die Gewährleistung der Privatsphäre ist keine neue Vorgabe der DSGVO, sondern bereits seit vielen Jahren etablierte Praxis. Die meisten Kontaktformular hatten dies berücksichtigt, die Installierung eines zusätzlichen SSL Zertifikat ist jedoch eine neue Pflicht, die du nicht vernachlässigen solltest. Mittlerweile werden die Zertifikate kostenlos mit der Domain oder Hosting angeboten. Ein HTTPS vor der URL zeigt auch deinem Besucher, dass seine Daten sicher sind und schafft somit Vertrauen.
5. RECHTSGRUNDLAGE FÜR DIE VERARBEITUNG
Last but not least muss man etwas abstrakt bedenken, das die Verarbeitung der Daten rechtmäßig sein muss d.h. dass mindesten eine der Gründe genannt im Art.6 Abs.1 DSGVO muss zutreffen. Als ein erlaubter Tatbestand gilt "berechtigtes Interesse des Seitenbetreibers". die Kontaktaufnahm ist oft die erste Stufe zu einer zukünftigen Zusammenarbeit und somit ist hier die Verarbeitung der personenbezogenen Daten rechtmäßig.
TIPP: Dein Kontaktformular oder Fußnote zum Kontaktformular soll einen Datenschutzhinweis enthalten. Hier ist "Best Practise " den Link zur Datenschutzerklärung klar und deutlich darzustellen.
FAZIT:
Vergiss nicht, das Datenschutz uns alle etwas angeht. Die Verordnung ist vielleicht lästig, jedoch hast auch Du als Webseitenbetreiber ein grundlegendes Interesse, dass sich deine Kunden bei Dir sicher fühlen. In der Regel haben fast alle Webseitenentwickler die Formulare bereits DSGVO konform gemacht, es ist jedoch deine Pflicht diese zu überprüfen und gegeben falls anzupassen.
Bemerkung am Rande, ich bin keine Anwalt und die Info in diesem Artikel ist meine Interpretation vieler Rechtpublikation, da ich einige Kontaktformulare erstelle und in die Webseiten meiner Kunden integriere.
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